Documentation
Deze website geeft informatie over allerlei IT gerelateerde onderwerpen.
Binnen onze gemeente speelt dit een steeds grotere rol.
We hebben allerlei technische hulpmiddelen, die communicatie en gegevens uitwisseling makkelijker maken.
Niet iedereen heeft veel ervaring met de digitale hulpmiddelen. Daarom hebben we zo veel mogelijk informatie verzameld
om daarbij te helpen.
Microsoft 365
Als Hervormde Gemeente Putten maken we meer en meer gebruik van Microsoft 365 (voorheen ook wel Office365 genoemd). Voor wie het nodig is kunnen we een account
aanmaken. Met dat account is het mogelijk om toegang te krijgen tot email, documenten, Teams en nog meer
mogelijkheden die geboden worden door Microsoft. In de verdere pagina’s is daar meer informatie over te vinden.
Overzicht van de onderwerpen
Hieronder staat een overzicht van de hoofdonderwerpen.
1 - Account
Een account is nodig om toegang te krijgen tot Microsoft 365.
Persoonlijk account
Voor het gebruik van de verschillende diensten van Microsoft 365 is een persoonlijk account nodig.
De beheerder maakt een persoonlijk account aan, u krijgt die gegeven toegestuurd door Microsoft.
In die email vindt u ook een wachtwoord. Dat wachtwoord is tijdelijk, zodra u de eerste keer inlogt, dan moet u een
nieuw wachtwoord opgeven. Dat nieuwe wachtwoord moet in het vervolg gebruiken.
Met behulp van uw account kunt u inloggen op bijvoorbeeld https://portal.hervormdputten.nl. Meer informatie over het portaal is hier te vinden.
Niet delen met anderen
Deel nooit het wachtwoord met iemand anders. Als beheerder zullen we uw wachtwoord ook niet vragen.
Als andere gemeenteleden toegang nodig hebben tot email of documenten, dan is het mogelijk dat zij ook zelf een account
krijgen en op basis daarvan kunnen zij dan ook toegang krijgen. Uw account is strict persoonlijk.Diensten
Op basis van uw persoonlijk account zijn allerlei diensten te gebruiken zoals email en het delen van documenten.
Op andere pagina’s is informatie over de verschillende diensten te vinden.
graph BT
account([Gebruikersaccount])
mailbox(Persoonlijke mailbox)
sharedmailbox(Gedeeld postvak)
agenda(Persoonlijke agenda)
sharedagenda(Gedeelde agenda)
account --> mailbox
account -- optioneel -.-> sharedmailbox
account --> agenda
account -- optioneel -.-> sharedagenda
subgraph email [Email / Outlook]
mailbox
sharedmailbox
agenda
sharedagenda
end
subgraph groupKerkenraad [Kerkenraad]
kerkenraad[documenten]
end
subgraph groupCommissie [Commissie]
commissie[documenten]
end
subgraph sharepoint [Documenten / Sharepoint]
groupKerkenraad
groupCommissie
end
account -- optioneel -.-> commissie
account -- optioneel -.-> kerkenraad
De onderdelen:
Alles is bereikbaar vanuit het portaal
Wachtwoord vergeten?
Als u uw wachtwoord niet meer weet, dan kunt u
https://passwordreset.microsoftonline.com/ bezoeken en de stappen volgen.
De beheerder ontvangt dan bericht om u te helpen met de reset.
Wachtwoord wijzigen
U kunt zelf uw wachtwoord op elk moment wijzigen. Het kan door het bezoeken van https://myaccount.microsoft.com/.
Aan de linkerkant in het menu kunt u kiezen voor ‘Wachtwoord’ om daarna het wachtwoord te wijzigen.
2 - Portal
Over het startportaal voor de Hervormde Gemeente Putten
Het startportaal https://portal.hervormdputten.nl kan alleen geopend worden door met het persoonlijk account in te loggen.
Zoals beschreven bij persoonlijk account biedt het persoonlijk account toegang tot verschillende onderdelen.
Die onderdelen zijn ook te bereiken via het portaal. Hieronder een beschrijving van de verschillende onderdelen.
Inloggen
Open het startportaal door te gaan naar https://portal.hervormdputten.nl.
Als dit de eerste keer is dat u inlogt, volgt er een login scherm zoals deze:
- Type hier uw persoonlijk account die u ontvangen heeft. voornaam.achternaam@hervormdputten.nl
- Klik op
Volgende
In het volgende scherm wordt u gevraagd om het wachtwoord op te geven. Voor degene die ook een OwnCloud account hebben, dit is NIET hetzelfde wachtwoord. U heeft een nieuw persoonlijk wachtwoord ontvangen.
Na het wachtwoord, zal gevraagd worden om het wachtwoord te wijzigen. Het initiële wachtwoord is een tijdelijk wachtwoord, u kunt nu een eigen wachtwoord opgeven. Sla uw wachtwoord veilig op, bij voorkeur in een wachtwoordmanager.
Als deze stap klaar is, dan volgt er nog de registratie van een telefoonnummer. Dit is voor de veiligheid, om eventueel later op een veilige manier het wachtwoord te kunnen resetten.
Als het login proces voltooid is, dan komt u op het startportaal.
Problemen bij het inloggen?
Wachtwoord vergeten?
Een wachtwoord kwijt zijn kan gebeuren. Het is mogelijk om zelf het wachtwoord weer te resetten.
Kies dan voor login en dan op het scherm voor het wachtwoord is er een optie ‘Wachtwoord vergeten’
Op het volgende scherm moet een verificatie stap doorlopen om aan te tonen dat u geen robot bent, dit is om geautomatiseerde aanvallen te voorkomen.
Daarna kan u een reset verificatie toegestuurd krijgen per sms of via email, afhankelijk wat u eerder heeft opgegeven.
Daarna volgt het proces om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Mocht dit niet lukken, dan kan u ook contact opnemen met de beheerder.
Foutmelding bij het inloggen?
In sommige gevallen krijgt u bij het inloggen geen vraag voor een gebruikersnaam, maar een foutmelding. Dit kan komen als u al voor bijvoorbeeld werk gebruik maakt van een Microsoft account en daarmee ook al bent ingelogd.
Om dit te voorkomen, kunt een andere browser gebruiken of een ‘incognito’ of ‘InPrivate’ scherm openen. Daarmee heeft u dan geen open sessie met Microsoft en kan het normale login proces gevolgd worden.
Email
- Open de persoonlijke mailbox in Outlook online
- Zoek naar een gedeeld postvak
- Open een gedeeld postvak. Als u geen rechten heeft, dan zal het openen door Outlook worden geblokkeerd.
- Extra help pagina’s over email zijn beschikbaar.
Documenten
Documenten worden opgeslagen in verschillende Sharepoint sites. Iedere site heeft een document library.
De andere onderdelen van een Sharepoint site gebruiken we niet.
- Open de documenten die horen deze site/groep.
- Extra help pagina’s over documenten zijn beschikbaar.
Meer informatie over het gebruik van documenten is ook hier te vinden.
Agenda
Binnen onze gemeente hebben we een aantal gedeelde agenda’s voor bijvoorbeeld het reserveren van de kerkgebouwen.
Meer informatie over agenda’s is hier te vinden.
- Open de Outlook agenda voor de persoonlijke agenda en ook de gedeelde agenda’s als daar toegang toe gegeven is.
- Extra help pagina’s over agenda zijn beschikbaar.
Meer vragen
- Op verschillende pagina’s is meer informatie beschikbaar.
- Een email sturen naar ithelp@hervormdputten.nl om de vraag te stellen kan ook.
- De vraag meteen sturen vanaf het portaal kan ook.
Source code
De code van het portaal is opgeslagen op Github in de repository https://github.com/HervormdPutten/portal. Interesse om de code te bekijken en/of bij te dragen. Ook daarover kunt u een email sturen naar ithelp@hervormdputten.nl
3 - Email
Over het gebruik van email binnen onze gemeente.
Iedere gebruiker krijgt een persoonlijk account, met bijbehorende persoonlijke mailbox.
Daarnaast zijn er gedeelde postvakken voor ambten/functies en commissies binnen onze gemeente.
Op de speciale pagina over gedeeld postvak is meer informatie te vinden.
graph BT
id1([Gebruikersaccount])
id2(Persoonlijke mailbox)
id3(Gedeeld postvak)
id1 --> id2
id1 -- optioneel -.-> id3
subgraph email [Email / Outlook]
id2
id3
end
3.1 - Migratie
Informatie over de migratie van Solcon naar Microsoft 365.
Uitleg
In het verleden hadden we alle emailadressen …@hervormdputten.nl bij Solcon. Nu gaan we alle emailadressen overzetten
naar Microsoft 365. De emailadressen die we aanmaakten bij Solcon waren steeds emailadressen die horen bij een
functie/ambt binnen de kerk. Een gemeentelid bekleedt die functie voor een bepaalde tijd en dan neemt iemand anders die
functie over. Zo’n wisseling vraagt ook altijd het overdragen van de bijhorende mailbox inclusief wachtwoord. Het
wachtwoord wordt vaak genoeg niet aangepast, daarmee zou de voorganger ook nog toegang kunnen houden. In de nieuwe
structuur krijgt iedereen een persoonlijk account, met bijbehorende persoonlijke mailbox. Daarnaast word voor een
functie een gedeeld postvak aangemaakt. Degene die de functie bekleed, krijgt toegang. Bij overdracht is het mogelijk
dat tijdelijk 2 personen toegang hebben, maar na verloop van tijd worden de rechten van de eerste persoon ingetrokken.
De reden om het op deze manier te doen is dat er geen wachtwoorden worden overgedragen en als iemand een andere functie
krijgt binnen onze gemeente blijft de toegang hetzelfde met hetzelfde account. Het geeft ons ook precies inzicht in wie
toegang heeft tot welk account.
graph BT
id1([Gebruikersaccount])
id2(Persoonlijke mailbox)
id3(Gedeeld postvak)
id1 --> id2
id1 --> id3
subgraph email [Email / Outlook]
id2
id3
end
Stappenplan
Hieronder is een stappenplan beschreven hoe we de migratie per emailadres gaan doen. Als er vragen zijn, dan kan er
altijd een email gestuurd worden naar ithelp@hervormdputten.nl
- Een persoonlijk account wordt aangemaakt, dit is een emailadres als .
@hervormdputten.nl.
Accountgegevens worden automatisch toegestuurd naar het opgegeven prive emailadres. Controleer of
de toegang werkt. - Een gedeeld postvak wordt aangemaakt.
- Automatisch doorsturen wordt ingesteld van Solcon naar het nieuwe gedeelde postvak.
- Emails in de mailbox bij Solcon worden gemigreerd naar het nieuwe gedeelde postvak.
- Migratie is voltooid, controleer nu ook of het werkt en verstuur een bericht vanuit
het gedeeld postvak naar uw prive emailadres.
- Het emailadres bij Solcon wordt later weggehaald.
3.2 - Toegang
Informatie over de toegang tot email binnen Microsoft 365.
Uitleg
Toegang tot de email is op verschillende manier mogelijk. Via de browser en via de app zijn de handigste manieren.
Toegang vanaf mobiel/tablet met de Outlook app
Er is uitstekende ondersteuning voor email met behulp van de Outlook app. Deze app ondersteunt het gebruik van gedeeld postvak uitstekend.
Toegang vanuit Outlook (webversie)
Vanuit het portaal kunt u meteen door klikken naar de webversie van Outlook (https://outlook.office.com/).
De webversie biedt alle opties die ook beschikbaar zijn binnen Outlook op de computer/laptop.
Toegang vanuit Outlook (op computer/laptop)
Voor degene die Outlook op hun computer hebben, die kan gebruikt worden om toegang te krijgen tot de persoonlijke mailbox.
Die integratie werkt heel goed.
Als Hervormde Gemeente hebben we geen licentie voor Outlook, dus we kunnen Outlook niet verstrekken als u dat nog niet heeft.
Oudere versies van Outlook
Microsoft heeft IMAP en SMTP met basic authentication stop gezet. Alleen moderne authenticatie werkt.
Oudere Outlook versies ondersteunen dit standaard niet, maar er zijn manier om dat wel voor elkaar te krijgen.
Dat heeft Microsoft hier beschreven: Activeer moderne authenticatie
App voor Windows 10/11
Een goed alternatief is de Office app voor Windows 10.
Met behulp van deze app is het mogelijk om snel toegang te krijgen tot email en documenten, en andere online mogelijkheden die behoren bij een @hervormputten.nl account.
Email wordt niet geopend in deze app, maar opent een tabblad in de browser met toegang tot Outlook (inloggen kan dan nog wel nodig zijn). Hetzelfde geldt voor documenten, zeker als we ook overstappen op Sharepoint voor documenten delen.
Overige email programma’s
Veel email programma’s kunnen tegenwoordig overweg met online Outlook account. Als dat niet standaard werkt, dan is het ook mogelijk om gebruik te maken van de standaard protocollen IMAP, SMTP en POP3.
Op deze pagina
vindt u meer informatie over het instellen van SMTP, POP3 of IMAP, maar dat werkt dan alleen met OAuth2 authenticatie en niet met basic authenticatie, dat is uitgezet door Microsoft vanwege beveiligingsredenen.
Ons advies is om IMAP te gebruiken en zoveel mogelijk berichten op de server te laten staan. De opslag en backup is daarop berekend.
Op die manier kunnen er geen bericht kwijt raken en is overdracht eventueel makkelijker.
Automatisch doorsturen
Voorzichtig
Het is mogelijk om het doorsturen van email in te stellen van email naar uw prive emailadres.
Ga hier met zorg mee om. Er kan gevoelige informatie gedeeld worden met u. Die informatie is niet bedoeld voor andere gezinsleden.Voor het instellen van automatisch doorsturen kunt u terecht op deze pagina.
Voor een gedeeld postvak is dit niet wenselijk. Als u dan wilt antwoorden op de email, dan reageert u vanaf uw prive emailadres in plaats van uw @hervormdputten.nl emailadres.
3.3 - Gedeeld postvak
Gedeelde postvakken worden gebruikt voor emailadressen behorend bij een functie/ambt of commissie.
Wat is een gedeeld postvak
Iedere gebruiker krijgt een persoonlijk account, met bijbehorende persoonlijke mailbox.
Daarnaast wordt voor een functie/ambt een gedeeld postvak aangemaakt. Degene die de functie bekleed, krijgt
toegang. Bij overdracht is het mogelijk dat tijdelijk 2 personen toegang hebben, maar na verloop van tijd worden de
rechten van de eerste persoon ingetrokken. Daarnaast kan een gedeeld postvak aangemaakt worden voor een commissie of
werkgroep, waarbij meerdere personen toegang hebben tot dat gedeeld postvak.
graph BT
id1([Gebruikersaccount])
id2(Persoonlijke mailbox)
id3(Gedeeld postvak)
id1 --> id2
id1 --> id3
subgraph email [Email / Outlook]
id2
id3
end
Voorbeelden van een gedeeld postvak:
De toegang tot een gedeeld postvak verloopt iets anders dan een persoonlijk account.
Verdere functionaliteit is hetzelfde.
Toegang vanaf mobiel/tablet met de Outlook app
De Outlook app is een goede app die voorbereid is op het gebruik van een gedeeld postvak.
Uit ervaring blijkt dat de standaard email app van iOS en Android hier niet op is voorbereid.
Bij het instellen van de app is het nodig om eerst het persoonlijk account te koppelen.
Bij het starten van de app zal de app vragen om een gebruikersnaam, dat is uw @hervormdputten.nl gebruikersnaam en dan
het bijbehorend wachtwoord. De rest wijst voor zich.
Daarna kan u een gedeeld postvak toevoegen, dit kan door stappen te volgen zoals die beschreven zijn op
deze pagina
In de app kunt u emails ontvangen en versturen vanuit het gedeeld postvak.
Toegang vanuit Outlook (webversie)
Vanuit het portaal kan u meteen door klikken naar de webversie van Outlook (https://outlook.office.com/).
In het portaal kunt u ook zoeken naar het gedeelde postvak en dan rechtstreeks het postvak openen.
Microsoft heeft
een uitgebreide pagina met informatie over het gebruik van een gedeeld postvak. Op die pagina staat hoe het postvak is toe te voegen aan uw Outlook pagina
en ook hoe versturen vanuit postvak werkt.
Advies
Bekijk goed het deel over het versturen van emails vanuit een gedeeld postvak, op de pagina van Microsoft hierboven
genoemd en de instellingen hieronder, anders kan het zijn dat u vanuit uw persoonlijk account verstuurt.Van-veld
Het van veld kan zichtbaar gemaakt worden en kan dan gebruikt worden om de afzender te bepalen.
De allereerste keer zou het adres van het gedeeld postvak nog niet zichtbaar zijn, die kan u dan toevoegen door op de
knop van te klikken en het toe te voegen.
In de instelling van Outlook is het ook mogelijk om het van veld standaard weer te geven, daarmee is makkelijker te
versturen van af een gedeeld postvak.
Directe toegang tot een gedeeld postvak
Naast de mogelijkheid om het gedeelde postvak rechtstreeks te openen. Dit is een voorbeeld:
https://outlook.office.com/mail/kerktijd@hervormdputten.nl/inbox
In de link hierboven is het voorbeeld emailadres kerktijd@hervormdputten.nl gebruikt, die kan aangepast worden naar
het emailadres wat u wilt openen.
De directe link naar het gedeelde postvak kan u opslaan in uw favorieten, dan kan u het altijd snel openen.
Toegang vanuit Outlook (op computer/laptop)
Voor degene die Outlook op hun computer hebben, is er ook een manier op een gedeeld postvak in Outlook te openen. Hier
heeft Microsoft
een uitgebreide pagina
over gemaakt. Als Hervormde Gemeente hebben we geen licentie voor Outlook, dus we kunnen Outlook niet verstrekken als u dat nog niet heeft.
Oudere versies van Outlook
Microsoft heeft IMAP en SMTP met basic authentication stop gezet. Alleen moderne authenticatie werkt.
Oudere Outlook versies ondersteunen dit standaard niet, maar er zijn manier om dat wel voor elkaar te krijgen.
Dat heeft Microsoft hier beschreven: Activeer moderne authenticatie
App voor Windows 10/11
Een goed alternatief is de Office app voor Windows 10.
Met behulp van deze app is het mogelijk om snel toegang te krijgen tot email en documenten, en andere online mogelijkheden die behoren bij een @hervormputten.nl account.
Email wordt niet geopend in deze app, maar opent een tabblad in de browser met toegang tot Outlook (inloggen kan dan nog wel nodig zijn). Hetzelfde geldt voor documenten, zeker als we ook overstappen op Sharepoint voor documenten delen.
Overige email programma’s
Veel email programma’s kunnen tegenwoordig overweg met online Outlook account. Het gebruik van een gedeeld postvak kan iets anders liggen, mogelijk werkt dat niet.
Als het email programma het niet ondersteund, dan adviseren we de Outlook webversie te gebruiken, zoals hierboven genoemd is.
4 - Documenten
Over het delen van documenten binnen onze gemeente.
Alle documenten op een centrale plek met de juiste toegang, dat is de manier waarop we met documenten binnen onze gemeente om willen gaan.
Daarom krijgt iedereen op basis van zijn persoonlijk account toegang tot de documenten die nodig zijn, zoals ook beschreven bij account.
In de pagina’s over gebruik en beheer is meer informatie over te vinden hoe bepaalde dingen geregeld kunnen worden.
4.1 - Gebruik
Informatie over het gebruiken documenten in een Sharepoint site
Overzicht van Sharepoint sites waar u toegang toe heeft
Kerkenraden, Algemene Kerkenraad, Diaconie, Kerkbeheer en allerlei commissies kunnen een Sharepoint site hebben voor opslag en delen van documenten.
Als er voor een nieuwe site gewenst is, kan er bericht gestuurd worden naar ithelp@hervormdputten.nl.
Sharepoint heeft standaard geen mogelijkheid om te zien welke Sharepoint sites er zijn waar u toegang toe heeft, maar dat overzicht is er op in het portaal.
Die kunt u altijd openen en daar vandaan doorklikken naar de betreffende site. Staat hij er niet tussen, vraag dan de beheerder/eigenaar van de site om u toe te voegen.
Een mail naar bovengenoemd emailadres kan ook.
Nieuwe documenten
Nieuwe documenten kunnen worden toegevoegd met de volgende acties:
- Uploaden
- Maken een Word/Excel/Powerpoint document
Nieuwe documenten kunnen rechtstreeks hier aangemaakt worden en zodra die de eerste keer is opgeslagen, kunnen meerdere personen tegelijkertijd het document bewerken.
Op die manier is samenwerken aan een document mogelijk en heeft iedereen de laatste versie beschikbaar.
OneDrive
OneDrive is een geschikt startpunt voor de toegang van de documenten via de browser, via een app op mobiel of tablet en voor automatische download naar laptop/computer.
In browser en app is helaas een Sharepoint site waar u toegang toe heeft niet meteen beschikbaar.
Er zijn 2 manieren om een Sharepoint site sneller bereikbaar te maken: Volgen en toevoegen aan Snelle toegang
Volgen kan met het sterretje rechts bovenin:
Snelle toegang optie zit in de menubalk:
Gebruik op tablet/mobiel
Voor zowel iOS als Android is er een OneDrive app beschikbaar.
Zodra u de app heeft gedownload, kunt u deze gebruiken voor Sharepoint. U moet dan inloggen met uw persoonlijk hervormdputten.nl account.
Onder het kopje ‘Bibliotheken’ staan de Sharepoint sites die vaak geopen zijn, gevolgd worden en die als snelle toegang gemarkeerd zijn. Zie hierboven voor volgen en snelle toegang.
Gebruik op laptop/computer
Het is mogelijk om de documenten automatisch te downloaden. Hiervoor heeft u het OneDrive programma nodig, die is hier te downloaden.
Daarna is het mogelijk om een sharepoint site te downloaden en als u documenten op uw computer toevoegd, dat het ook automatisch geupload wordt.
Als u OneDrive heeft geinstalleerd, dan kan u daarna binnen een Sharepoint site op ‘Synchroniseren’ klikken’:
Daarna zal OneDrive op uw computer openen en evt vragen om in te loggen. Daarna wordt er gevraagd waar de map aangemaakt moet worden en daarna worden de documenten daar automatisch naar toe gesynchroniseerd.
Uitgebreide informatie en uitleg video beschikbaar op de website van Microsoft:
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/sharepoint-bestanden-en-mappen-synchroniseren-87a96948-4dd7-43e4-aca1-53f3e18bea9b
OneDrive via de browser
OneDrive is ook beschikbaar in de browser. Als u Outlook geopen heeft, dan kunt u op de knop links bovenin klikken en kiezen voor OneDrive.
Van daaruit is het ook mogelijk om bij de documenten te komen via snelle toegang zoals hierboven beschreven. In het menu links staan dan de sites voor snelle toegang.
4.2 - Beheer
Informatie over het beheer van documenten in een Sharepoint site
Iedere Sharepoint site heeft 2 “groepen”: eigenaar (owners) en leden (members).
Eigenaren kunnen leden toevoegen en verwijderen of een lid eigenaar maken.
Standaard kan iedereen alle documenten aanpassen
Standaard instelling van Sharepoint is dat iedereen met toegang documenten kan lezen, maar ook wijzigen.
Als dat niet gewenst is, volg dan onderstaande stappen.Alleen lees-rechten
Eigenaren kunnen de rechten van mappen aanpassen, zodat de inhoud van een map alleen te bewerken is door eigenaren.
- Voeg een map toe (in de balk -> Nieuw -> Map)
- Geef de map een naam.
- Klik rechtermuisknop op de map, en klik op
Toegang beheren - Onderaan staan de rechten voor leden/members.
- Klik op het pennetje en kies dan voor
Kan weergeven
- Wijzig van
Kan bewerken naar Kan weergeven - Optie 2 ‘Directe toegang’ NIET GEBRUIKEN om de volgende redenen:
- Toegang tot een individuele map is moeilijk terug te vinden.
- Als iemand als lid verwijderd wordt van de Sharepoint site, dan heeft degene nog steeds toegang tot die map
- Het overzicht waar wie rechten heeft, is er dan niet meer.
Gebruikers toevoegen en verwijderen
Gebruikers toevoegen
Gebruikers toevoegen kan met de volgende stappen:
- Rechtsboven in is de optie
Lid of Leden - In het menu wat opent, kunt u de lijst met leden die nu toegang hebben zien en staat de optie om toe te voegen.
- Type de naam van degene die toegevoegd moet worden en klik op de naam.
- Kies daarna welke rechten deze persoon moet krijgen:
lid of eigenaar. - Type eventueel de volgende naam om meerdere personen toe te voegen.
- Klik op
Opslaan.
Gebruikers aanpassen en/of verwijderen
Voor het aanpassen van gebruikers, volg dan de eerste paar stappen hierboven tot de lijst met personen zichtbaar is.
- Klik op het de rol onder de naam (lid of eigenaar), en er opent een klein menu:
- Pas de rechten aan of verwijder de persoon uit te lijst
4.3 - Migratie
Informatie over de migratie van OwnCloud naar Sharepoint van Microsoft 365.
OwnCloud naar Sharepoint
In OwnCloud hebben we nu de documenten verdeeld staan per commissie, wijkkerkenraad e.d.
Dat gaat we met verschillende Sharepoint sites weer op dezelfde manier doen.
De migratie zal per groep gedaan worden in de volgende stappen
- Ieder lid van de groep krijgt een @hervormdputten.nl account
- Een Sharepoint site wordt aangemaakt waar de documenten naar toe gekopieerd gaan worden.
- De beheerder/schrijver wordt beheerder van de nieuwe site. Er kunnen meerdere beheerders worden aangewezen.
LET OP: Met een Sharepoint site heeft ieder lid lees en schrijf rechten, dat is anders in te richten, zie beheer - De documenten worden gekopieerd
- Alle leden krijgen toegang tot de Sharepoint site, via het portal kan iedereen zien tot welke sites hij/zij toegang heeft.
- De OwnCloud group wordt op alleen-lezen gezet voor iedereen (als backup)
- Als de migratie succesvol is, wordt de groep in OwnCloud verwijderd.
5 - Agenda
Over het gebruik van Outlook agenda voor het inzien van reserveringen van de gebouwen
graph BT
account([Gebruikersaccount])
agenda(Persoonlijke agenda)
sharedagenda(Gedeelde agenda)
account --> agenda
account -- optioneel -.-> sharedagenda
subgraph email [Email / Outlook]
agenda
sharedagenda
end
Gebruik gedeelde agenda’s
Gebouwen
Voor het reserveren van de (kerk)gebouwen maken we gebruik van gedeelde agenda’s om meerdere mensen inzicht te geven in het gebruik.
Op de website zijn er links naar de gepubliseerde agenda’s:
Agenda Oude Kerk
Agenda Nieuwe Kerk
Agenda Zuiderkerk
Deze agenda’s bevatten alleen informatie of een gebouw bezit is of niet. Andere gegevens zijn niet publiekelijk beschikbaar.
Aanvragen voor toegang
Aanvragen voor lees/schrijf toegang voor een agenda kunnen gestuurd worden naar agenda@hervormdputten.nl
De beheerders van de mailbox kunnen onderstaande stappen doorlopen om toegang te verlenen.
Uitnodiging ontvangen
Zodra de beheerder van de agenda’s toegang verleent, dan ontvangt u een email met de uitnodiging.
Door de uitnodiging te accepteren, krijgt u toegang tot de agenda.
Agenda openen
Er zijn verschillende manieren om de agenda te openen. Hieronder staan een aantal manieren, maar dat zijn nieuwe enige manieren.
In de uitnodiging zit ook nog een ‘.ics’ link naar de agenda. Daarmee is hij te koppelen met bijvoorbeeld Google Calendar of agenda/email programma’s.
Dat staat hier verder niet beschreven. Voor Google Calendar staat hier meer info.
Outlook agenda online
Als de uitnodiging is geaccepteerd, dan kan u Outlook online openen.
Voor degene van een @hervormdputten.nl account kan dat hier.
Dan opent de agenda.
In de linker kolomn staan de verschillende agenda’s inclusief degene die gedeeld zijn met u:
De kleuren kunnen verschillen in uw weergave, die zijn persoonlijk in te stellen.
Het bolletje vooraan kan
aan en
uit gezet worden. Door hem
aan te zetten, worden alle afspraken van het betreffende gebouw
getoond.
Door het
uit te zetten, worden ze
niet getoond.
Door te klikken zijn er meer details te zien. Dubbel klikken kan ook, dan opent er een scherm met de informatie.
Agenda in de Outlook app
Als de agenda gekoppeld is, dan is de agenda ook via de Outlook app te zien.
- Open de Outlook app
- Open de agenda (knop rechtsonderin)
- Dan link boven kunt u kiezen voor de instellingen van de agenda en dan opent de lijst met agenda’s.
- Daar staat ook de gedeelde agenda’s.
- Met een vinkje vooraan kan een agenda aan of uit gezet worden. Met een vinkje zijn de agenda afspraken zichtbaar en met en vinkje uit zijn de agenda afspraken niet zichtbaar.
5.1 - Procedure nieuwe afspraak
Informatie over de procedure van een nieuwe afspraak voor een van de gebouwen
Start van de aanvraag
De aanvraag voor een kerkgebouw loopt in principe via het formulier van onze website: https://www.hervormdputten.nl/component/rsform/form/43-reservering-kerkgebouw
Het kan ook zijn dat de aanvraag op een andere manier binnenkomt bij het Kerkelijk Bureau.
Op de website zijn er links naar de gepubliseerde agenda’s:
Agenda Oude Kerk
Agenda Nieuwe Kerk
Agenda Zuiderkerk
Deze agenda’s bevatten alleen informatie of een gebouw bezit is of niet. Andere gegevens zijn niet publiekelijk beschikbaar.
Aanmaken nieuwe afspraak
Op het Kerkelijk Bureau wordt de nieuwe aanvraag beoordeeld en toegevoegd aan de agenda.
Het toevoegen van de afspraak gaat met de volgende stappen:
Nieuwe afspraak toevoegen
Agenda
Kies bovenin de juist agenda
Titel
Geef een beschrijvende titel, zoals ‘Bevrijdingsconcert Mannenkoor Fontanus’
Deelnemers
Hier kunnen mensen uitgenodigd / geïnformeerd worden over de afspraak.
Bijvoorbeeld de koster (die heeft al wel toegang tot de agenda) of mensen van beeld en geluid.
Datum en tijd
Vul de datum en tijd in van de afspraak.
Herinnering (klokje)
Herinnering mag uitgezet worden, anders krijgen mensen mogelijk een geluid melding op hun telefoon 15 minuten voor aanvang.
Beschrijving
Kopieer hier de originele aanvraag in, zodat de gegevens duidelijk zijn.
Info zoals email en telefoonnummer van de aanvrager. Maar ook of beeld en geluid nodig zijn.
5.2 - Beheer gedeelde agenda
Informatie over het beheren van de toegang tot de agenda’s
Aanvragen voor toegang
Aanvragen voor lees/schrijf toegang voor een agenda kunnen gestuurd worden naar agenda@hervormdputten.nl
De beheerders van de mailbox kunnen onderstaande stappen doorlopen om toegang te verlenen.
Toegang verschillen
Mensen met een @hervormdputten.nl adres kunnen lees en schrijftoegang krijgen.
Als iemand geen @hervormdputten.nl account heeft, dan kan hij/zij wel leestoegang krijgen. Hiervoor is het wel nodig dat degene ook een Microsoft account heeft (live.com/hotmail.com etc).
Andere optie is dat een @hervormdputten.nl account aangemaakt wordt, die integratie werkt het beste.
Toegang verlenen
