Dit is de multi-page printable view van deze sectie. Click hier om te printen.

Terug naar normale view van deze pagina.

Agenda

Over het gebruik van Outlook agenda voor het inzien van reserveringen van de gebouwen
graph BT
     account([Gebruikersaccount])
     agenda(Persoonlijke agenda)
     sharedagenda(Gedeelde agenda)
     account --> agenda
     account -- optioneel -.-> sharedagenda
     
     subgraph email [Email / Outlook]
        agenda
        sharedagenda
     end

Gebruik gedeelde agenda’s

Gebouwen

Voor het reserveren van de (kerk)gebouwen maken we gebruik van gedeelde agenda’s om meerdere mensen inzicht te geven in het gebruik.
Op de website zijn er links naar de gepubliseerde agenda’s:
Agenda Oude Kerk
Agenda Nieuwe Kerk
Agenda Zuiderkerk
Deze agenda’s bevatten alleen informatie of een gebouw bezit is of niet. Andere gegevens zijn niet publiekelijk beschikbaar.

Aanvragen voor toegang

Aanvragen voor lees/schrijf toegang voor een agenda kunnen gestuurd worden naar agenda@hervormdputten.nl
De beheerders van de mailbox kunnen onderstaande stappen doorlopen om toegang te verlenen.

Uitnodiging ontvangen

Zodra de beheerder van de agenda’s toegang verleent, dan ontvangt u een email met de uitnodiging.
Door de uitnodiging te accepteren, krijgt u toegang tot de agenda.

Agenda openen

Er zijn verschillende manieren om de agenda te openen. Hieronder staan een aantal manieren, maar dat zijn nieuwe enige manieren. In de uitnodiging zit ook nog een ‘.ics’ link naar de agenda. Daarmee is hij te koppelen met bijvoorbeeld Google Calendar of agenda/email programma’s.
Dat staat hier verder niet beschreven. Voor Google Calendar staat hier meer info.

Outlook agenda online

Als de uitnodiging is geaccepteerd, dan kan u Outlook online openen.
Voor degene van een @hervormdputten.nl account kan dat hier.
Dan opent de agenda.

In de linker kolomn staan de verschillende agenda’s inclusief degene die gedeeld zijn met u:

De kleuren kunnen verschillen in uw weergave, die zijn persoonlijk in te stellen.
Het bolletje vooraan kan aan en uit gezet worden. Door hem aan te zetten, worden alle afspraken van het betreffende gebouw getoond. Door het uit te zetten, worden ze niet getoond.

Door te klikken zijn er meer details te zien. Dubbel klikken kan ook, dan opent er een scherm met de informatie.

Agenda in de Outlook app

Als de agenda gekoppeld is, dan is de agenda ook via de Outlook app te zien.

  • Open de Outlook app
  • Open de agenda (knop rechtsonderin)
  • Dan link boven kunt u kiezen voor de instellingen van de agenda en dan opent de lijst met agenda’s.
  • Daar staat ook de gedeelde agenda’s.
  • Met een vinkje vooraan kan een agenda aan of uit gezet worden. Met een vinkje zijn de agenda afspraken zichtbaar en met en vinkje uit zijn de agenda afspraken niet zichtbaar.

1 - Procedure nieuwe afspraak

Informatie over de procedure van een nieuwe afspraak voor een van de gebouwen

Start van de aanvraag

De aanvraag voor een kerkgebouw loopt in principe via het formulier van onze website: https://www.hervormdputten.nl/component/rsform/form/43-reservering-kerkgebouw
Het kan ook zijn dat de aanvraag op een andere manier binnenkomt bij het Kerkelijk Bureau.

Op de website zijn er links naar de gepubliseerde agenda’s:
Agenda Oude Kerk
Agenda Nieuwe Kerk
Agenda Zuiderkerk
Deze agenda’s bevatten alleen informatie of een gebouw bezit is of niet. Andere gegevens zijn niet publiekelijk beschikbaar.

Aanmaken nieuwe afspraak

Op het Kerkelijk Bureau wordt de nieuwe aanvraag beoordeeld en toegevoegd aan de agenda. Het toevoegen van de afspraak gaat met de volgende stappen:

Nieuwe afspraak toevoegen

Agenda

Kies bovenin de juist agenda

Titel

Geef een beschrijvende titel, zoals ‘Bevrijdingsconcert Mannenkoor Fontanus’

Deelnemers

Hier kunnen mensen uitgenodigd / geïnformeerd worden over de afspraak. Bijvoorbeeld de koster (die heeft al wel toegang tot de agenda) of mensen van beeld en geluid.

Datum en tijd

Vul de datum en tijd in van de afspraak.

Herinnering (klokje)

Herinnering mag uitgezet worden, anders krijgen mensen mogelijk een geluid melding op hun telefoon 15 minuten voor aanvang.

Beschrijving

Kopieer hier de originele aanvraag in, zodat de gegevens duidelijk zijn. Info zoals email en telefoonnummer van de aanvrager. Maar ook of beeld en geluid nodig zijn.

2 - Beheer gedeelde agenda

Informatie over het beheren van de toegang tot de agenda’s

Aanvragen voor toegang

Aanvragen voor lees/schrijf toegang voor een agenda kunnen gestuurd worden naar agenda@hervormdputten.nl
De beheerders van de mailbox kunnen onderstaande stappen doorlopen om toegang te verlenen.

Toegang verschillen

Mensen met een @hervormdputten.nl adres kunnen lees en schrijftoegang krijgen.
Als iemand geen @hervormdputten.nl account heeft, dan kan hij/zij wel leestoegang krijgen. Hiervoor is het wel nodig dat degene ook een Microsoft account heeft (live.com/hotmail.com etc).
Andere optie is dat een @hervormdputten.nl account aangemaakt wordt, die integratie werkt het beste.

Toegang verlenen