Documenten

• 1: Gebruik
• 2: Beheer
• 3: Migratie

1 - Gebruik

Overzicht van Sharepoint sites waar u toegang toe heeft

Kerkenraden, Algemene Kerkenraad, Diaconie, Kerkbeheer en allerlei commissies kunnen een Sharepoint site hebben voor opslag en delen van documenten.
Als er voor een nieuwe site gewenst is, kan er bericht gestuurd worden naar ithelp@hervormdputten.nl.

Sharepoint heeft standaard geen mogelijkheid om te zien welke Sharepoint sites er zijn waar u toegang toe heeft, maar dat overzicht is er op in het portaal.

Die kunt u altijd openen en daar vandaan doorklikken naar de betreffende site. Staat hij er niet tussen, vraag dan de beheerder/eigenaar van de site om u toe te voegen. Een mail naar bovengenoemd emailadres kan ook.

Nieuwe documenten

Nieuwe documenten kunnen worden toegevoegd met de volgende acties:

• Uploaden
• Maken een Word/Excel/Powerpoint document

Nieuwe documenten kunnen rechtstreeks hier aangemaakt worden en zodra die de eerste keer is opgeslagen, kunnen meerdere personen tegelijkertijd het document bewerken. Op die manier is samenwerken aan een document mogelijk en heeft iedereen de laatste versie beschikbaar.

OneDrive

OneDrive is een geschikt startpunt voor de toegang van de documenten via de browser, via een app op mobiel of tablet en voor automatische download naar laptop/computer. In browser en app is helaas een Sharepoint site waar u toegang toe heeft niet meteen beschikbaar. Er zijn 2 manieren om een Sharepoint site sneller bereikbaar te maken: Volgen en toevoegen aan Snelle toegang

Volgen kan met het sterretje rechts bovenin:

Snelle toegang optie zit in de menubalk:

Gebruik op tablet/mobiel

Voor zowel iOS als Android is er een OneDrive app beschikbaar. Zodra u de app heeft gedownload, kunt u deze gebruiken voor Sharepoint. U moet dan inloggen met uw persoonlijk hervormdputten.nl account. Onder het kopje ‘Bibliotheken’ staan de Sharepoint sites die vaak geopen zijn, gevolgd worden en die als snelle toegang gemarkeerd zijn. Zie hierboven voor volgen en snelle toegang.

Gebruik op laptop/computer

Het is mogelijk om de documenten automatisch te downloaden. Hiervoor heeft u het OneDrive programma nodig, die is hier te downloaden. Daarna is het mogelijk om een sharepoint site te downloaden en als u documenten op uw computer toevoegd, dat het ook automatisch geupload wordt.

Als u OneDrive heeft geinstalleerd, dan kan u daarna binnen een Sharepoint site op ‘Synchroniseren’ klikken’:

Daarna zal OneDrive op uw computer openen en evt vragen om in te loggen. Daarna wordt er gevraagd waar de map aangemaakt moet worden en daarna worden de documenten daar automatisch naar toe gesynchroniseerd.

Uitgebreide informatie en uitleg video beschikbaar op de website van Microsoft: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/sharepoint-bestanden-en-mappen-synchroniseren-87a96948-4dd7-43e4-aca1-53f3e18bea9b

OneDrive via de browser

OneDrive is ook beschikbaar in de browser. Als u Outlook geopen heeft, dan kunt u op de knop links bovenin klikken en kiezen voor OneDrive.
Van daaruit is het ook mogelijk om bij de documenten te komen via snelle toegang zoals hierboven beschreven. In het menu links staan dan de sites voor snelle toegang.

2 - Beheer

Iedere Sharepoint site heeft 2 “groepen”: eigenaar (owners) en leden (members).
Eigenaren kunnen leden toevoegen en verwijderen of een lid eigenaar maken.

Alleen lees-rechten

Eigenaren kunnen de rechten van mappen aanpassen, zodat de inhoud van een map alleen te bewerken is door eigenaren.

• Voeg een map toe (in de balk -> Nieuw -> Map)
• Geef de map een naam.
• Klik rechtermuisknop op de map, en klik op Toegang beheren
  

• Onderaan staan de rechten voor leden/members.
• Klik op het pennetje en kies dan voor Kan weergeven
  

1. Wijzig van Kan bewerken naar Kan weergeven
2. Optie 2 ‘Directe toegang’ NIET GEBRUIKEN om de volgende redenen:

• Toegang tot een individuele map is moeilijk terug te vinden.
• Als iemand als lid verwijderd wordt van de Sharepoint site, dan heeft degene nog steeds toegang tot die map
• Het overzicht waar wie rechten heeft, is er dan niet meer.

Gebruikers toevoegen en verwijderen

Gebruikers toevoegen

Gebruikers toevoegen kan met de volgende stappen:

• Rechtsboven in is de optie Lid of Leden
  

• In het menu wat opent, kunt u de lijst met leden die nu toegang hebben zien en staat de optie om toe te voegen.
  

• Type de naam van degene die toegevoegd moet worden en klik op de naam.
• Kies daarna welke rechten deze persoon moet krijgen: lid of eigenaar.
  

• Type eventueel de volgende naam om meerdere personen toe te voegen.
• Klik op Opslaan.

Gebruikers aanpassen en/of verwijderen

Voor het aanpassen van gebruikers, volg dan de eerste paar stappen hierboven tot de lijst met personen zichtbaar is.

• Klik op het de rol onder de naam (lid of eigenaar), en er opent een klein menu:
  

• Pas de rechten aan of verwijder de persoon uit te lijst

3 - Migratie

OwnCloud naar Sharepoint

In OwnCloud hebben we nu de documenten verdeeld staan per commissie, wijkkerkenraad e.d.
Dat gaat we met verschillende Sharepoint sites weer op dezelfde manier doen.

De migratie zal per groep gedaan worden in de volgende stappen

1. Ieder lid van de groep krijgt een @hervormdputten.nl account
2. Een Sharepoint site wordt aangemaakt waar de documenten naar toe gekopieerd gaan worden.
3. De beheerder/schrijver wordt beheerder van de nieuwe site. Er kunnen meerdere beheerders worden aangewezen.
   LET OP: Met een Sharepoint site heeft ieder lid lees en schrijf rechten, dat is anders in te richten, zie beheer
4. De documenten worden gekopieerd
5. Alle leden krijgen toegang tot de Sharepoint site, via het portal kan iedereen zien tot welke sites hij/zij toegang heeft.
6. De OwnCloud group wordt op alleen-lezen gezet voor iedereen (als backup)
7. Als de migratie succesvol is, wordt de groep in OwnCloud verwijderd.