Wat is een gedeeld postvak
Iedere gebruiker krijgt een persoonlijk account, met bijbehorende persoonlijke mailbox.
Daarnaast wordt voor een functie/ambt een gedeeld postvak aangemaakt. Degene die de functie bekleed, krijgt
toegang. Bij overdracht is het mogelijk dat tijdelijk 2 personen toegang hebben, maar na verloop van tijd worden de
rechten van de eerste persoon ingetrokken. Daarnaast kan een gedeeld postvak aangemaakt worden voor een commissie of
werkgroep, waarbij meerdere personen toegang hebben tot dat gedeeld postvak.
graph BT
id1([Gebruikersaccount])
id2(Persoonlijke mailbox)
id3(Gedeeld postvak)
id1 --> id2
id1 --> id3
subgraph email [Email / Outlook]
id2
id3
end
Voorbeelden van een gedeeld postvak:
- ak@hervormdputten.nl
Alleen de scriba van de algemene kerkenraad heeft toegang. - scribawijk1@hervormdputten.nl
Alleen de scriba van wijk 1 heeft toegang. - kerktijd@hervormdputten.nl
De mensen die de uitnodigingen voor de kerkdiensten regelen, hebben toegang. Dit zijn dus meerdere personen.
De toegang tot een gedeeld postvak verloopt iets anders dan een persoonlijk account.
Verdere functionaliteit is hetzelfde.
Toegang vanaf mobiel/tablet met de Outlook app
De Outlook app is een goede app die voorbereid is op het gebruik van een gedeeld postvak.
Uit ervaring blijkt dat de standaard email app van iOS en Android hier niet op is voorbereid.
Bij het instellen van de app is het nodig om eerst het persoonlijk account te koppelen.
Bij het starten van de app zal de app vragen om een gebruikersnaam, dat is uw @hervormdputten.nl gebruikersnaam en dan
het bijbehorend wachtwoord. De rest wijst voor zich.
Daarna kan u een gedeeld postvak toevoegen, dit kan door stappen te volgen zoals die beschreven zijn op deze pagina
In de app kunt u emails ontvangen en versturen vanuit het gedeeld postvak.
Toegang vanuit Outlook (webversie)
Vanuit het portaal kan u meteen door klikken naar de webversie van Outlook (https://outlook.office.com/).
In het portaal kunt u ook zoeken naar het gedeelde postvak en dan rechtstreeks het postvak openen.
Microsoft heeft een uitgebreide pagina met informatie over het gebruik van een gedeeld postvak. Op die pagina staat hoe het postvak is toe te voegen aan uw Outlook pagina en ook hoe versturen vanuit postvak werkt.
Advies
Bekijk goed het deel over het versturen van emails vanuit een gedeeld postvak, op de pagina van Microsoft hierboven genoemd en de instellingen hieronder, anders kan het zijn dat u vanuit uw persoonlijk account verstuurt.Van-veld
Het van veld kan zichtbaar gemaakt worden en kan dan gebruikt worden om de afzender te bepalen.
De allereerste keer zou het adres van het gedeeld postvak nog niet zichtbaar zijn, die kan u dan toevoegen door op de
knop van te klikken en het toe te voegen.
'Van' veld weergeven
In de instelling van Outlook is het ook mogelijk om het van veld standaard weer te geven, daarmee is makkelijker te
versturen van af een gedeeld postvak.
Instellingen van Outlook
Directe toegang tot een gedeeld postvak
Naast de mogelijkheid om het gedeelde postvak rechtstreeks te openen. Dit is een voorbeeld:
https://outlook.office.com/mail/kerktijd@hervormdputten.nl/inbox
In de link hierboven is het voorbeeld emailadres kerktijd@hervormdputten.nl gebruikt, die kan aangepast worden naar
het emailadres wat u wilt openen.
De directe link naar het gedeelde postvak kan u opslaan in uw favorieten, dan kan u het altijd snel openen.
Toegang vanuit Outlook (op computer/laptop)
Voor degene die Outlook op hun computer hebben, is er ook een manier op een gedeeld postvak in Outlook te openen. Hier heeft Microsoft een uitgebreide pagina over gemaakt. Als Hervormde Gemeente hebben we geen licentie voor Outlook, dus we kunnen Outlook niet verstrekken als u dat nog niet heeft.
Oudere versies van Outlook
Microsoft heeft IMAP en SMTP met basic authentication stop gezet. Alleen moderne authenticatie werkt.
Oudere Outlook versies ondersteunen dit standaard niet, maar er zijn manier om dat wel voor elkaar te krijgen.
Dat heeft Microsoft hier beschreven: Activeer moderne authenticatie
App voor Windows 10/11
Een goed alternatief is de Office app voor Windows 10.
Met behulp van deze app is het mogelijk om snel toegang te krijgen tot email en documenten, en andere online mogelijkheden die behoren bij een @hervormputten.nl account.
Email wordt niet geopend in deze app, maar opent een tabblad in de browser met toegang tot Outlook (inloggen kan dan nog wel nodig zijn). Hetzelfde geldt voor documenten, zeker als we ook overstappen op Sharepoint voor documenten delen.
Overige email programma’s
Veel email programma’s kunnen tegenwoordig overweg met online Outlook account. Het gebruik van een gedeeld postvak kan iets anders liggen, mogelijk werkt dat niet.
Als het email programma het niet ondersteund, dan adviseren we de Outlook webversie te gebruiken, zoals hierboven genoemd is.